Privacyverklaring

Wij respecteren de privacy van iedereen die met Koppelaere in contact komt. Daarom zorgen we ervoor dat de persoonlijke informatie die je met ons deelt vertrouwelijk wordt behandeld en zorgvuldig wordt verwerkt.

Onder verwerken verstaan we iedere handeling met betrekking tot een persoonsgegeven, vanaf het moment van verzamelen tot en met het vernietigen ervan. Denk hierbij aan het raadplegen, opslaan, delen met derden en verwijderen van gegevens.

Wij handelen hierbij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Al onze verwerkingsactiviteiten hebben als doel om professionals te bemiddelen naar een nieuwe opdracht, interne functie en/of project. Zonder jouw gegevens kunnen wij deze dienstverlening niet uitvoeren.

Rechten

Voordat we ingaan op de verschillende situaties waarin wij persoonsgegevens verwerken, wijzen we je graag op je rechten.

Het recht op vergetelheid

Dit wil zeggen dat je het recht hebt om ‘vergeten’ teworden. Je mag je toestemming intrekken en je kan een verzoek indienen (viaadmin@Koppelaere.nl) om je gegevens te laten verwijderen uit onze systemen.

Recht op inzage

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jouverwerken in te zien.

Recht op rectificatie en aanvulling

Je hebt het recht om de persoonsgegevens te wijzigen ofaan te vullen.

Het recht op beperking van de verwerking

Dit wil zeggen dat je kan aangeven om minder gegevens telaten verwerken.

Het recht op data portabiliteit

Je hebt het recht om persoonsgegevens over te latendragen.

Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Het recht op een menselijke blik bij besluiten

‍

 Het recht om bezwaar te maken

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking en een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

‍

Bemiddeling

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Als je via ons bemiddeld wordt, hebben wij een aantal gegevens van je nodig om je vaardigheden te kunnen beoordelen en contact met je op te nemen.

Hiervoor ontvangen we graag:

• Aanhef
• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Postcode, adres en huisnummer
• CV met informatie over arbeidsverleden en opleidingen
• Beschikbaarheidsdatum
• Of je op zoek bent naar een interim-opdracht, vaste functie of beide

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens 1 jaar, zodat we je kunnen benaderen voor opdrachten of vacatures.

Na dit jaar vragen wij je opnieuw om toestemming om je gegevens nog een jaar te bewaren of anonimiseren wij je gegevens.

Als je via ons ergens bent geplaatst, gelden andere regels. Zie hiervoor het hoofdstuk Plaatsing.

Met wie delen wij je gegevens?

Bij je inschrijving delen wij je gegevens niet.

Bij een bemiddeling kunnen wij bepaalde gegevens delen met een potentiële opdrachtgever. Dit doen wij niet zonder dat we je hiervan vooraf op de hoogte brengen.

Meer hierover lees je bij Sollicitatie.

Overig

Als je bij je inschrijving meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij deze verwerken.

Periodiek brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Plaatsing

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Als je via ons een opdracht gaat vervullen, houden wij een actueel dossier bij.

Naast de gegevens die wij al verwerkt hebben bij je sollicitatie of inschrijving, kunnen de volgende persoonsgegevens en/of documenten worden verwerkt. Welke gegevens nodig zijn, is afhankelijk van het beleid van de opdrachtgever en de daaruit volgende samenstelling van de screening.

ZZP / inhuur

• Recent uittreksel KvK
• BTW-nummer
• Ingevulde check zelfstandigheid
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Formulier vaststelling identiteit
• Kopie diploma hoogst genoten opleiding, indien van toepassing
• Bewijs van inschrijving in beroeps-/vakregister(s)
• Andere voor de opdracht relevante diploma’s en certificaten

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Als je via ons geplaatst bent, moeten wij je gegevens op grond van de fiscale bewaarplicht 7 kalenderjaren bewaren.

Deze periode wordt berekend vanaf de datum waarop de opdracht is afgerond.

Met wie delen wij je gegevens?

In principe zijn deze aanvullende gegevens alleen voor ons eigen dossier.

Gegevens kunnen in het kader van een audit en/of belastingcontrole worden ingezien. Dit is uitsluitend toegestaan conform de wettelijke vereisten.

Overig

Als je ons meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij deze verwerken.

Periodiek brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Sollicitatie

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Als je solliciteert op een vacature, hebben wij een aantal gegevens van je nodig om je sollicitatie te kunnen beoordelen en contact met je op te nemen.

Hiervoor ontvangen we graag:

• Aanhef
• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Postcode, adres en huisnummer
• CV met informatie over arbeidsverleden en opleidingen
• Motivatie

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Gegevens die wij ontvangen naar aanleiding van een sollicitatie bewaren wij 1 jaar.

Hierna vragen we je opnieuw om toestemming of worden je gegevens geanonimiseerd.

Met wie delen wij je gegevens?

Tijdens het selectieproces delen we je naam, woonplaats, CV en motivatie met de betrokken personen in het sollicitatieproces.

Bij sommige sollicitatieprocedures maakt een externe test onderdeel uit van de procedure. In dat geval delen wij je naam, telefoonnummer en e-mailadres met de organisatie die deze online testen voor ons uitvoert.

Deze organisatie verwerkt jouw antwoorden en maakt het rapport op. Met de externe organisatie is een verwerkersovereenkomst gesloten, die ervoor zorgt dat de gegevens uitsluitend worden gebruikt voor het uitvoeren van de beoogde test.

Als een externe test wordt uitgevoerd, word je hier vooraf over geïnformeerd.

Overig

Als je bij je sollicitatie meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij deze verwerken.

Periodiek brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Dienstverband

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Als je bij ons in dienst treedt, hebben wij een aantal gegevens van je nodig om aan onze wettelijke en sociale verplichtingen te kunnen voldoen.

Hiervoor ontvangen we graag:

• Aanhef
• Naam
• Privé-e-mailadres
• Telefoonnummer
• Postcode, adres en huisnummer
• CV met informatie over arbeidsverleden en opleidingen
• Motivatie
• Geboortedatum
• Vaststellingsformulier Belastingdienst
• Salarisgegevens, inclusief bankgegevens en pensioen gerelateerde informatie
• In case of emergency-informatie
• Gezinssamenstelling ten behoeve van sociale activiteiten

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Zolang je bij ons in dienst bent, bewaren wij je gegevens.

Fiscale bewaarplicht

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst een werkgever verplicht om deze gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Voor gegevens uit het personeelsdossier waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is.

Met wie delen wij je gegevens?

Alleen personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie hebben toegang tot je gegevens.

Andere personen hebben geen toegang.

Gegevens kunnen in het kader van een audit en/of belastingcontrole worden ingezien. Dit is uitsluitend toegestaan conform de wettelijke vereisten.

Overig

Wij hebben verwerkersovereenkomsten gesloten met onze HR-dienstverleners.

Opdrachtgevers

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Om contact op te kunnen nemen met contactpersonen bij een opdrachtgever en voor de digitale ondertekening van contractstukken verwerken wij:

• Aanhef
• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie
• Relatietype met de opdrachtgever, ten behoeve van mandatering

Met wie delen wij je gegevens?

Deze gegevens gebruiken we alleen zelf en worden niet met derden gedeeld.

Overig

Periodiek brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Website

Op onze website worden geanonimiseerde gegevens over het surfgedrag van onze bezoekers verzameld.

Zo kunnen wij zien hoe bezoekers onze website gebruiken. We gebruiken deze informatie om gefundeerde beslissingen te nemen over de inrichting van onze website en om de werking ervan te optimaliseren.

Om jouw privacy te waarborgen, hebben we de volgende maatregelen getroffen:

• We maken geen gebruik van persoons- of device-gerelateerde tracking.

Verwerkers

Met alle partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Daarin hebben we duidelijke afspraken gemaakt over welke gegevens zij verwerken, op welke manier dit gebeurt en hoe deze gegevens worden beveiligd. Hierdoor is jouw privacy beter gewaarborgd.

Vragen over privacy

Wil je meer informatie over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan?

Neem dan contact met ons op via info@Koppelaere.nl.

Koppelaere heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. We adviseren je daarom om deze verklaring regelmatig te controleren op wijzigingen.

‍